ชื่อเรื่อง  การจัดทำทะเบียนประวัติ ก.ค.ศ.16 ระบบอิเล็กทรอนิกส์

ชื่อผู้เรียบเรียง  นายชัยวรา  หอมสุด  นักทรัพยากรบุคคลชำนาญการ

การจัดทำทะเบียนประวัติ ก.ค.ศ.16 ระบบอิเล็กทรอนิกส์

ความเป็นมา

                 ทะเบียนประวัติข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษาเป็นแหล่งข้อมูลเกี่ยวกับประวัติของข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษา เพื่อประโยชน์ในการใช้เป็นข้อมูลที่สำคัญของการบริหารงานบุคคลเช่น การบรรจุและแต่งตั้ง การย้ายและการเปลี่ยนตำแหน่ง ฯลฯ ของข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษา

                 พระราชบัญญัติระเบียบข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษา พ.ศ. 2547 มาตรา 19 (17) กำหนดให้ ก.ค.ศ. มีอำนาจและหน้าที่พิจารณาจัดระบบทะเบียนประวัติข้าราชการครูและบุคคลกรทางการศึกษา ดังนั้น สำนักงาน ก.ค.ศ. จึงได้จัดทำโครงการ “พัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อยกระดับสมรรถนะของข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษา” หรือ CMSS (Competency Management Supporting System) เพื่อเป็นศูนย์กลางข้อมูลกลางด้านการบริหารงานบุคคล โดยมีแนวคิดในการพัฒนาโครงสร้างระบบ CMSS เป็น 4 ระยะ

                 ระยะที่ 1 ระบบฐานข้อมูลทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์รายบุคคล (Database Management System : DBMS) เป็นระบบฐานข้อมูลปฐมภูมิประวัติการรับราชการของข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษา ที่อ้างอิงมาจากเอกสารทะเบียนประวัติ ก.พ. 7 แบบเดิม และ ก.ค.ศ. 16 ที่ใช้ในปัจจุบัน

                 ระยะที่ 2 ระบบสนับสนุนการบริหารงานบุคคล (Human Resource Management : HRM)  

เป็นการพัฒนาโปรแกรมเพื่อสนับสนุนการบริหารงานบุคคล เช่น ระบบเลื่อนเงินเดือน ระบบสนับสนุนการ  ขอมี/ปรับระดับวิทยฐานะ ระบบการออกคำสั่ง ระบบตรวจสอบคำสั่ง เป็นต้น

                 ระยะที่ 3 ระบบสนับสนุนการยกระดับสมรรถนะรายบุคคล (Human Resource Development : HRD) เป็นการเชื่อมโยงข้อมูลรายบุคคล เข้ากับตัวแปรด้านการบริหารงานบุคคลอื่น เช่น ข้อมูลผู้เรียน ข้อมูลสถานศึกษา เพื่อวิเคราะห์เป็นข้อมูลสารสนเทศในการวางแผนอัตรากำลัง

                 ระยะที่ 4 ระบบบริการอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Service : E-SERVICE) เป็นระบบบริการ ที่จะช่วยลดภาระในการเดินทางไปทำธุรกรรมที่สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา การทำธุรกรรมทั้งหมดจะสามารถดำเนินการได้ที่สถานศึกษา เช่น บริการคัดสำเนาทะเบียนประวัติ การออกหนังสือรับรองสิทธิต่าง ๆ

วัตถุประสงค์

                 1. เพื่อให้ข้าราชการภายในกลุ่มงานได้รับรู้ถึงความสำคัญและความจำเป็นในการใช้ทะเบียนประวัติที่เป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ มาใช้เป็นข้อมูลในการบริหารงานบุคคลของระดับผู้ปฏิบัติและผู้บริหาร

                 2. เพื่อให้ข้าราชการภายในกลุ่มงานได้มีการเชื่อมโยงการปฏิบัติงานสามารถปฏิบัติงานแทนกันได้

                 3. เพื่อให้ข้าราชการภายในองค์การได้แบ่งปันความรู้และแลกเปลี่ยนความรู้

ขั้นตอนการดำเนินการจัดทำทะเบียนประวัติ ก.ค.ศ.16 ระบบอิเล็กทรอนิกส์

                 ขั้นตอนการจัดทำทะเบียนประวัติ ก.ค.ศ. 16 ระบบเอกสาร

                 1. เจ้าหน้าที่ทะเบียนประวัติจัดเตรียมเอกสารสำหรับจัดทำ ก.ค.ศ.16 ให้แก่ผู้บรรจุใหม่

                 2. ผู้บรรจุเข้ารับราชการ บันทึกข้อมูลลงใน ก.ค.ศ.16 ด้วยลายมือตัวเอง จำนวน 1 ฉบับ ด้วยปากกาสีน้ำเงิน และติดรูปถ่ายให้เรียบร้อย

                 3. เจ้าหน้าที่ทะเบียนประวัติตรวจสอบความถูกต้อง หากพบว่าไม่ถูกต้องให้ผู้บรรจุเข้ารับราชการแก้ไขเพิ่มเติมให้ถูกต้องโดยวิธีการขีดฆ่า แล้วลงลายมือชื่อกำกับไว้ เว้นแต่การลงรายการเกี่ยวกับ วัน เดือน ปีเกิด และวัน เดือน ปี ที่บรรจุและแต่งตั้งหากไม่ถูกต้อง ให้ผู้บรรจุเข้ารับราชการจัดทำใหม่ทั้งฉบับ

       4. ผู้บรรจุเข้ารับราชการลงนามรับรองความถูกต้อง และเจ้าหน้าที่ทะเบียนประวัติลงนามตรวจสอบข้อมูลถูกต้อง เสนอผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นทีการศึกษา หรือผู้ที่  หัวหน้าส่วนราชการมอบหมาย แล้วแต่กรณี ลงลายมือชื่อกำกับ

                 ขั้นตอนการจัดทำทะเบียนประวัติ ก.ค.ศ. 16 ระบบอิเล็กทรอนิกส์

                 1. เจ้าหน้าที่ทะเบียนประวัติสำเนา ก.ค.ศ. 16 และเอกสารหลักฐานของผู้บรรจุเข้ารับราชการ ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF (ขนาด A4)

                 2. เจ้าหน้าที่ทะเบียนประวัติ login เข้าสู่ระบบจาก เว็บไซต์ http://www.cmss-otcsc.com

                 3. เจ้าหน้าที่ทะเบียนประวัติเพิ่มรายชื่อผู้บรรจุเข้ารับราชการเข้าระบบโดยเลือก เมนู “ระบบบริหารจัดการ” จากนั้นให้เลือกเมนู “ระบบบริหารจัดการบรรจุบุคคลเข้ารับราชการ”

                 4. ระบบจะแสดงรายการลงทะเบียนข้อมูลตั้งต้นรายหน่วยงาน ให้เลือกเมนู  “เพิ่มบุคลากรในหน่วยงาน” เพื่อเพิ่มบุคลากรในหน่วยงาน

                 5. ระบบจะแสดงฟอร์มการเพิ่มข้อมูลข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษา ประกอบด้วย

                     5.1 เลขประจำตัวประชาชน

                     5.2 คำนำหน้าชื่อ

                     5.3 ชื่อ – ชื่อสกุล

                     5.4 เพศ

                     5.5 ตำแหน่งปัจจุบัน

                     5.6 วัน เดือน ปีเกิด

                     5.7 วันเริ่มปฏิบัติราชการ เป็นต้น

                     5.8 เมื่อบันทึกครบทุกรายการแล้วให้กดปุ่ม “บันทึก”

                 6. ระบบจะแสดงหน้าหลักแสดงข้อมูลสำคัญโดยย่อของผู้บรรจุเข้ารับราชการ

                 7. และให้เลือกเมนู “บันทึกข้อมูลทะเบียนประวัติ อิเล็กทรอนิกส์ ก.ค.ศ. 16”

                 8. ระบบจะแสดงหน้าจอหลักในการบันทึกข้อมูลทะเบียนประวัติ อิเล็กทรอนิกส์ ก.ค.ศ. 16”

                 ขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์ ก.ค.ศ. 16

                 ระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์ ก.ค.ศ. 16 เป็นระบบที่ออกแบบเพื่อจัดเก็บข้อมูลประวัติ

ของข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษา ในสังกัดสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา โดยเจ้าของทะเบียนประวัติสามารถเปิดใช้บริการข้อมูลทะเบียนประวัติ ผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต (Internet)

          ทั้งนี้เจ้าของทะเบียนประวัติสามารถตรวจสอบยืนยันความถูกต้องของข้อมูลทะเบียนประวัติได้ด้วยตนเอง โดยยื่นความจำนงต่อผู้ดูแลระบบ และปฏิบัติตามขั้นตอนการตรวจสอบและรับรองข้อมูล ดังนี้       

                1. เข้าสู่ระบบจาก เว็บไซต์ http://www.cmss-otcsc.com

                2. เลือกเมนู ตรวจสอบข้อมูล ก.ค.ศ.16 ข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษา

                3. โปรแกรมจะแสดงรายการเข้าสู่ระบบการตรวจสอบข้อมูลทะเบียนประวัติ โดยให้กรอกข้อมูลเลขบัตรประจำตัวประชาชน 13 หลัก เช่น 3250400305928 และวันเดือนปีเกิด เป็นตัวเลข 8 หลัก เช่น เกิดวันที่ 05 ธันวาคม 2516 ให้กรอกข้อมูล 05122516 เมื่อใส่ครบแล้วให้กดเข้าสู่ระบบ

                4. เมื่อเข้าสู่ระบบถูกต้องระบบจะแสดงเข้าสู่ระบบรับรองข้อมูล

                5. การดาวน์โหลด ก.ค.ศ.16 ต้นฉบับ และ ก.ค.ศ.16 อิเล็กทรอนิกส์ เพื่อตรวจสอบ

                5.1 วิธีการดาวน์โหลด ก.ค.ศ.16 ต้นฉบับ เลือกเมนู “ดาวน์โหลดต้นฉบับ”

                5.1.1 โปรแกรมจะแสดงรายการดาวน์โหลด ก.พ.7 ต้นฉบับ โดยให้กรอกวันเดือนปีเกิด  ตามด้วยเลขบัตรประจำตัวประชาชน 13 หลัก เช่น เกิดวันที่ 5 ธันวาคม 2516    เลขบัตรประจำตัวประชาชน  3250400305928 ให้กรอก051225163250400305928 จากนั้นกดปุ่ม “OK” ดังรูป จะปรากฏ ก.พ.7 ต้นฉบับ

                5.2 วิธีการดาวน์โหลด ก.ค.ศ.16 อิเล็กทรอนิกส์

                5.2.1 วิธีการดาวน์โหลด ก.ค.ศ.16 อิเล็กทรอนิกส์ เลือกเมนู “ดาวน์โหลด ก.ค.ศ.16 อิเล็กทรอนิกส์”

                5.2.2 โปรแกรมจะแสดงหน้าต่าง file download ให้กดปุ่ม “Save” เพื่อทำการจัดเก็บ จะปรากฏหน้าต่าง Save As สำหรับเลือกจัดเก็บไฟล์เอกสาร เมื่อเลือกที่จัดเก็บ  ได้แล้วให้กดปุ่ม “Save”

               หลักการตรวจสอบ

                 เมื่อทำการดาวน์โหลด ก.พ.7 ต้นฉบับ และ ก.ค.ศ.16 อิเล็กทรอนิกส์ มาแล้วต่อไปจะเป็น

การตรวจสอบ หลักการตรวจสอบจะแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่

                 1. พิมพ์ข้อมูลผิด

                 2. ข้อมูลไม่เป็นปัจจุบัน

                 ขั้นตอนการแจ้งแก้ไขข้อมูล     

                 ใช้สำหรับกรณีที่ตรวจสอบข้อมูลในเอกสาร ก.ค.ศ.16 อิเล็กทรอนิกส์แล้ว มีข้อมูลประเภทข้อมูลผิด ข้อมูลประเภทไม่เป็นปัจจุบัน เจ้าของประวัติจะไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยตนเอง จะต้องแจ้งให้เจ้าหน้าที่ทะเบียนประวัติของสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา เป็นผู้แก้ไขข้อมูล หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้ดำเนินการ ดังนี้

                 1. ให้ดำเนินการเข้าสู่ระบบ ตามขั้นตอนที่ 1 ถึงขั้นตอนที่ 3 จะปรากฏหน้าหลักของ ก.พ. 7 อิเล็กทรอนิกส์ ให้เลือกเมนู “แจ้งแก้ไขข้อมูล”

                 2. ระบบจะปรากฏหน้าต่างเพื่อเลือกแจ้งแก้ไขข้อมูล ให้เลือกเครื่องหมาย “  ”

                 3. ระบบจะปรากฏแบบฟอร์มการแจ้งแก้ไขข้อมูล โดยสามารถกรอกรายละเอียดในช่องว่าง ที่กำหนดไว้ เมื่อดำเนินการเสร็จ ให้เลือกเมนู “บันทึก” ระบบจะทำการบันทึกข้อมูลการแจ้งแก้ไขไว้

ผลจากการเรียนรู้การจัดทำทะเบียนประวัติ ก.ค.ศ.16 ระบบอิเล็กทรอนิกส์

                 1. ทำให้เกิดกระบวนแลกเปลี่ยนเรียนรู้ภายในองค์กร

                 2. ทำให้บุคลากรภายในกลุ่มสามารถปฏิบัติงานแทนกันได้

                 3. ทำให้การทำงานมีศักยภาพมากยิ่งขึ้น